Conflicten op de werkvloer: geef er een positieve draai aan

Conflicten op de werkvloer? Hierbij 7 tips voor managers! 

Vrienden kies je zelf, familie en collega’s niet. Het kan dus zomaar gebeuren dat meningen of karakters van medewerkers botsen. En daar komt een belangrijk verschil om de hoek kijken: in je privéleven kun je elkaar doorgaans een tijdje ontlopen zonder ernstige consequenties. Maar bij conflicten op de werkvloer kun je moeilijk besluiten om ieder contact zomaar uit de weg te gaan. Je zult uiteindelijk toch samen door één deur moeten, wil je de situatie werkbaar houden. 

Ook binnen jouw team kan het zomaar voorkomen dat twee collega’s als kemphanen tegenover elkaar staan. Iemand buitensluiten, of elkaar doodzwijgen.

Hoe pak je als manager dit soort problematische situaties aan? Wij hebben een paar tips om de druk van de ketel te halen.

‍Tip 1 - Open communicatie als basis

Voorkomen is beter dan genezen. Creëer een cultuur binnen het team, waarin het normaal is om elkaar aan te spreken als er iets dwarszit op een positieve, opbouwende manier. Waarin je mét elkaar praat, in plaats van over elkaar. Open communicatie maakt de kans veel kleiner dat er frustraties gaan broeien en, vaak op een onverwacht moment, tot ontploffing komen.

Als manager heb je uiteraard een voorbeeldfunctie in je manier van communiceren. Wees proactief en doe regelmatig een rondje over de werkvloer. Nodig je medewerkers uit om contact te zoeken. Zet je deur letterlijk en figuurlijk open, zodat mensen weten dat ze bij jou terecht kunnen als er iets speelt. Ben je vaak op pad, geef dan aan dat de teamleden mogen bellen, appen of mailen. En: zorg er dan wel voor dat je antwoordt! 

Een veilige basis is dus belangrijk. Lees hier verder over hoe je zorgt voor wederzijds vertrouwen in je organisatie.

Tip 2 - Benoem wat je ziet

Veel conflicten op de werkvloer zijn onderhuids. Ze zijn niet zichtbaar, maar het zindert door de lucht.

Het kan een roze olifant worden: iedereen weet dat hij er is, maar niemand praat erover. En ondertussen groeit die olifant maar door tot onwerkbare proporties.

Laat dat niet gebeuren in jouw team. Als je merkt dat er een conflict speelt, dan is het het beste om de betrokkenen uit te nodigen voor een kop koffie. Maak de situatie bespreekbaar door te benoemen wat je ziet gebeuren. Doe dit objectief, houd het zo feitelijk mogelijk. Laat beide partijen hun zegje doen, om daarna tot een gezamenlijke evaluatie te komen. Maar daarover later meer.‍

Tip 3 - Ga op zoek naar het verhaal áchter het conflict

Waar er twee kijven, hebben er meestal twee schuld.

Het is daarom niet aan te raden om te proberen om een schuldige aan te wijzen voor de onenigheid. Het is meestal interessanter en effectiever om op zoek te gaan naar het verhaal áchter het verhaal. Waarom is het conflict op werk ooit ontstaan?

Gaat het om het steeds niet naleven van een procedure? Dan is het de moeite waard om te kijken waarom dat gebeurde. Misschien is de procedure niet duidelijk bij de collega, of past de procedure niet meer bij de huidige inzichten. Of wellicht heeft de medewerker een handiger werkwijze bedacht, die inderdaad efficiënter is. Door de focus te verleggen van de mensen naar het probleem zelf kun je tot verrassende inzichten komen, die je verder kunt uitwerken tot iets dat de organisatie verder brengt.

Lees ook: Deze vaardigheden zou je moeten leren om een goede manager te worden.

Tip 4 - Het werk: de gemeenschappelijke deler

Een conflict op de werkvloer heeft iets, dat een privéruzie mist: er is altijd een gemeenschappelijk doel. Je werkt immers allebei bij hetzelfde bedrijf. Je kunt dus niet zomaar besluiten om er maar niet meer heen te gaan, tenzij je het risico wilt lopen dat je je baan verliest natuurlijk. Deze gemeenschappelijke deler kan een mooie reden zijn om aan een oplossing te werken.

De klant rekent erop dat er diensten worden verleend en er moet productie gedraaid worden. Het wordt dus van de medewerkers verwacht om zich professioneel op te stellen. Hoe kunnen ze als collega’s ervoor zorgen dat ze samen met jou verder blijven bouwen aan het bedrijf? En hoe kun jij ze daarbij ondersteunen? 

Tip 5 - Samen de toekomst in

Soms kan het een paar gesprekken duren voordat je zover bent, en soms is het nodig om een externe mediator in te schakelen om het probleem nog neutraler aan te vliegen. Toch komt het moment dat je afspraken met elkaar kunt maken over de toekomst. In een enkel geval besluit een van de medewerkers om uit het team te stappen, maar doorgaans klaart een goed, warm-zakelijk gesprek de lucht zodanig, dat er weer samengewerkt kan worden.

Het is handig om de gemaakte afspraken duidelijk vast te leggen. Niet als een contract, maar meer als een gemeenschappelijke ‘zo zijn onze manieren’. Wat verwacht je van elkaar, hoe ga je met elkaar om? Maak elkaar verantwoordelijk op het naleven van de afspraken. Dat ligt niet alleen bij jou als manager, ieder teamlid draagt daarin zijn of haar eigen verantwoordelijkheid. Alle gesprekspartners kunnen elkaar (en jou!) dus aanspreken als ervan wordt afgeweken.‍

Tip 6 - Neem het team mee

Besteed voldoende aandacht aan het team als geheel. De collega’s die niet rechtstreeks betrokken waren bij de onenigheid, hebben er namelijk ongetwijfeld een staartje van meegekregen. Het kan voor onrust en roddels hebben gezorgd, en het werkplezier negatief hebben beïnvloed. 

Houd dus ook daar die roze olifant niet in stand. Laat ook het team op een neutrale wijze weten dat de lucht weer geklaard is en dat er positieve dingen zijn voortgekomen uit een lastige situatie. Het kan bijvoorbeeld een goed idee zijn om de bevindingen en conclusies te verwerken in teamsessies. Doe dat luchtig en toekomstgericht. 

Tip 7 - Inzicht in ieders gebruiksaanwijzing

We zijn allemaal mensen, met ieder zijn eigen gebruiksaanwijzing en eigenaardigheden. Het kan soms lastig zijn, als al die persoonlijkheden samenkomen op één plek: het werk. Vaak weet je zelf eigenlijk niet precies waarom je doet wat je doet, of begrijp je totaal niet waarom je collega zo reageert. 

Het in teamverband doen van een drijfveren-analyse, waarbij talenten en karaktereigenschappen op een neutrale, positieve wijze worden verduidelijkt kan het wederzijds begrip en waardering verstevigen. Het biedt ook een mooie kapstok om later, met humor en begrip, op terug te vallen als een situatie dreigt te escaleren. 

Maar hoe komen je collega's erachter wat hun drijfveren en talenten zijn? Door te werken aan hun professionele ontwikkeling! Lees deze blog en kom erachter hoe je dit kunt stimuleren.

Meer tips nodig?

‍Wij kunnen je op weg helpen. Met onze eigen best practices, maar ook met online communicatie-ideeën, het toegankelijk maken van interessante tests of hulpmiddelen. Neem daarom gerust contact met ons op!