Waarom wil je datagedreven werken als HR professional?

Datagedreven werken is niet meer weg te denken uit de huidige samenleving.

Wat is datagedreven werken?

Datagedreven werken betekent dat je beslissingen maakt op basis van de keiharde feiten. Denk bijvoorbeeld aan een retailmanager die het verkoopproces aanstuurt, puur en alleen op basis van de verkoopcijfers, of andere ruwe data. Je laat je dus leiden door de feiten, en minder door je gevoel.

Het is niet zo vreemd dat datagedreven werken zoveel aanhangers kent. Het loont om die trend te omarmen.

Waarom datagedreven werken?

Het McKinsey Global Institute geeft bijvoorbeeld aan dat organisaties die datagedreven werken gemiddeld:

• 23 keer meer klanten aantrekken;
• 6 keer meer kans hebben op terugkerende klanten;
• en 19 keer meer winst kunnen maken.

Ook het HR-vak is er in relatief korte tijd heel anders uit komen te zien. Personeelsdossiers zijn ingescand, sollicitatiebrieven worden niet meer door de postbode gebracht, maar komen realtime op je beeldscherm. Studeren doen we steeds vaker niet meer in de klas en uit boekjes, maar op online platforms. En vormden voorheen vooral intuïtie en onderbuikgevoel de basis voor HR-beleid en besluitvorming, tegenwoordig wordt er van een HR-manager toch echt een concrete onderbouwing verwacht bij het uitzetten van de HR-strategie, inclusief harde cijfers en prognoses.

Tegenwoordig wordt er van je verwacht dat je met goed onderbouwde argumenten kunt komen, bestaande uit objectieve, onbewerkte data.

Niet voor niets is het gezegde ‘meten is weten’. Als je datagedreven werkt, zie je precies wanneer zaken goed lopen, of juist niet. Je kunt terugvallen op eerdere ervaringen en ziet trends en ontwikkelingen ruim van tevoren aankomen. Je herkent gedragspatronen, bijvoorbeeld van potentiële sollicitanten, en weet exact hoe je personeelsverloop eruit komt te zien. En, nog los van alle beleidsmatige aspecten, het werkt gewoon zoveel makkelijker en foutlozer als je slimme, intuïtieve workflows hebt en je zaken niet dubbel hoeft te doen. 

Kortom: de voordelen van datadriven werken zijn legio. Toch wordt er in veel organisaties nog niet optimaal gebruik gemaakt van alle mogelijkheden die er zijn. Dat geldt ook voor HR. Soms laten we automatiseringskansen liggen, omdat we niet precies weten hoe. Maar er is nog een andere oorzaak aan te wijzen. Systemen werken vaak los van elkaar, hanteren verschillende kengetallen of spreken letterlijk en figuurlijk een andere taal. Dat veroorzaakt bij de gebruikers ruis en twijfel over de betrouwbaarheid van de systemen, en maakt het minder aantrekkelijk om ermee te werken.

Wij hebben wel een paar tips die je kunnen helpen om ook jouw HR-afdeling die extra professionaliseringsslag richting automatiseren te laten maken. 

5 tips om datagedreven werken te promoten

1. Start bij de mensen

Datagedreven werken is echt veel meer dan alleen een nieuw geautomatiseerd systeem aanschaffen om makkelijker gegevens op te kunnen diepen uit je computer. Het betekent een heuse organisatieverandering. In de meeste gevallen worden er opeens dingen mogelijk en duidelijk, die dat vroeger niet waren. Rollen veranderen, verantwoordelijkheden en manier van werken ook. Dat is best even wennen voor iedereen.

Wil je je collega’s meekrijgen in het datadriven, dus toekomstbestendig maken en houden van je HR-afdeling, dan is er onvervalst changemanagement nodig. Dat betekent vooral: ouderwets communiceren. Informeer alle belanghebbenden (dus binnen én buiten de HR-afdeling) ruim van tevoren over nieuwe plannen ten aanzien van systemen en workflows. Vertel waarom je een bepaalde keuze maakt, en welke visie hierachter ligt. Vraag daarbij vooral wat de stakeholders nodig denken te hebben om goed te kunnen werken, en tegen welke knelpunten zij zullen aanlopen. Nodig uit tot het delen van ideeën, en koppel terug wat je wel en niet mee kunt nemen en waarom. 

2. Zorg voor de juiste tools

Misschien een open deur, maar hij is heel belangrijk: geef alle betrokkenen goede tools in handen. Zorg ervoor dat iedereen geschikte apparatuur tot zijn of haar beschikking heeft en rust het internet en wifi helemaal toe op de nieuwe systeemeisen. Niets is zo dodelijk voor de motivatie als een haperende start met technische kinderziektes.

Naast de ‘harde’ tools is er nog een belangrijk stuk ‘gereedschap’ nodig om goed te kunnen werken: kennis. Zet duidelijke handleidingen van de systemen online op een centrale, voor iedereen toegankelijke plek. Informele ‘wist-je-datjes’ naast online cursusmateriaal doen het daarbij altijd goed. 

Daarnaast is ook blended learning aan te raden: een mix van live, klassikale training en online training trekken juist die collega’s over de streep, die er tegenop zien om afscheid te nemen van oude werkwijzen. Door verschillende vormen van kennisdeling aan te bieden maak je gebruik van de kracht van herhaling, en kun je aansluiten bij de studievoorkeur van iedereen. 

Online leerplatform nodig? Bekijk eens wat Pluvo voor je kan betekenen.

3. Blijf flexibel

Datagedreven werken is een organisch proces. Het blijft altijd in beweging en ontwikkelt door. Het eindstation is voorlopig nog niet in zicht; de technische mogelijkheden en strategische inzichten zullen blijven veranderen. 

Investeer in systemen die flexibel zijn. Kies voor leveranciers en systemen die mee kunnen bewegen met organisatieveranderingen, marktontwikkelingen en nieuwe technologie. Dat voorkomt dat je iedere keer weer from scratch moet beginnen met nieuwe software, met alle kosten en risico’s van dien. Bovendien is het ook voor medewerkers makkelijker werken met een update, dan een heel nieuw systeem aan te leren. Zijn de aanwezige systemen zelf niet in staat om aan te sluiten bij modules van een andere leverancier? Dan is het wellicht interessant om software aan te schaffen die de brug wél kan slaan.

4. Gebruik best practices

Natuurlijk is groei en ontwikkeling belangrijk voor organisaties. Realiseer je wel dat niet alle collega’s vernieuwing toejuichen. Veel mensen houden van stabiliteit en voorspelbaarheid, en zitten juist niet te wachten op wéér een verandering. Neem alle collega’s steeds mee in de ontwikkelingen. 

Probeer ieders mindset zo open mogelijk te houden door te blijven communiceren over successen en mogelijkheden van de systemen. Zijn er best practices? Laat ze uitgebreid zien en horen! Praktische tips die het werk makkelijker maken doen het altijd goed. Communiceer de tips en trucs op verschillende niveaus, en doe dit vooral zo toegankelijk en begrijpelijk mogelijk. Dan kunnen ook niet-IT’ers mee in de ontwikkelingen en blijven ze duurzaam inzetbaar en waardevol voor de organisatie. 

5. Ambassadeurs

Bijna ieder bedrijf kent ze gelukkig: van die sprankelende, positieve collega’s waar je energie van krijgt. Hoe mooi is het, als je zo’n pareltje kunt ‘strikken’ voor het projectteam dat zich buigt over het nieuwe systeem? Het maakt de introductie van de moderniseringsslag een stuk eenvoudiger.

Spoor zo’n collega met een positieve vibe ten aanzien van automatisering op en maak hem of haar ambassadeur van de nieuwe datacultuur. Het mag best iemand zijn die de juiste kritische vragen durft te stellen, dat voorkomt verblinding door gretige leveranciers. Juist dan is er sprake van een goede, representatieve vertegenwoordiging van de andere collega’s, die misschien nog te onzeker of minder datadriven zijn. 

Meer lezen over hoe je van je personeel ambassadeurs maakt? Klik dan even door naar ons blog over internal branding.

Meer tips nodig?

‍Handig gebruik maken van de mogelijkheden van data en online kennisdeling is natuurlijk helemaal ons ding! Dus schroom niet om bij ons aan te kloppen voor meer ideeën waarmee je het datagebruik op jouw HR-afdeling verder kunt optimaliseren.