Wat kun je doen aan frequent verzuim? Wij geven je de 5 gouden tips!

HR/Leren in organisaties
22/9/2022

Frequent verzuim kost veel geld, levert irritaties op, verhoogt de werkdruk en is in alle opzichten niet wenselijk. Velen vragen zich daarom af: hoe pak je frequent verzuim aan? Wij geven je 5 tips!

Wanneer is er sprake van frequent verzuim?

Misschien heb je zo’n collega. Of geef je leiding aan een bepaalde medewerker in je team. Iemand waarvan je onwillekeurig een diepe zucht slaakt als je ziet dat hij of zij op het rooster staat. Want met deze medewerker voelt het inmiddels bijna als Russisch roulette: kun je erop rekenen dat hij of zij aanwezig is, of wordt het weer een ziekmelding? 

Je bent een frequent verzuimer zodra je je drie keer ziek meldt in een jaar tijd.

Consequenties frequent verzuim

Zeker in deze tijden, waarin het toch al moeilijk is om aan voldoende personeel te komen, kan veelvuldig verzuim leiden tot spanningen en irritatie bij managers en collega’s. Dat niet alleen, het kan zelfs leiden tot het sluiten van een afdeling of bedrijf, omdat je simpelweg niemand meer hebt om het werk te doen. En dan hebben we het nog niet over de kosten.

Gemiddeld kost een zieke werknemer zo’n € 260 per dag.

Het gaat namelijk niet alleen om het doorbetalen van het salaris. Je moet de verzuimer ook nog vervangen, begeleiden en registreren. En, last but not least: hij of zij is ook niet productief en brengt geen euro’s in het laatje. Kortom: het doorbreken van frequent verzuim zal bij menig manager hoog op het prioriteitenlijstje staan.

Maar hoe pak je dat aan? Wij hebben wat tips voor je.

Aanpak frequent verzuim: 5 tips

  1. Zorg voor goede registratie en signalering

Een kloppende verzuimadministratie is een must voor iedere manager en HR-adviseur. Soms blijkt je gevoel niet te kloppen met de werkelijkheid. Je hebt eigenlijk niet zo in de gaten dat het al de zoveelste melding is, of je denkt juist ten onrechte dat altijd dezelfde medewerker afwezig is. Dan is meten weten.

Zeker bij een gevoelig onderwerp als verzuim mag je daar de plank niet misslaan en teveel vertrouwen op je buikgevoel.

Registratie is niet alleen belangrijk bij langdurig verzuim, omdat het UWV daar nu eenmaal om vraagt. Ook voor kortdurend en frequent verzuim geeft een duidelijke, kloppende lijst van alle meldingen goede handvatten voor je HR-beleid. Veel meldingen op dezelfde afdeling? Dat kan duiden op een slechte werksfeer, een manager met leerpunten of arbeidsomstandigheden die nodig opgepoetst moeten worden. 

Ook bij veelvuldig verzuim is je registratie een handige tool. De meeste personeelssystemen hebben de mogelijkheid om frequent verzuim te registreren en een notificatie af te geven zodra de derde verzuimmelding binnenkomt. Check bij je instellingen of je je signaleringen optimaal hebt ingesteld én, ook wel handig, klik een notificatie niet zomaar weg, maar dóé er ook daadwerkelijk iets mee. Daarover meer in de volgende tip!

  1. Plan na herstel een frequent verzuim gesprek

Misschien ben je geneigd om bij de derde verzuimmelding direct de koe bij de horens te vatten, en het gesprek aan te gaan over al die vorige keren dat de medewerker zich afmeldde. Wij adviseren je om daar nog even mee te wachten. Te snel actie ondernemen zet de verhoudingen vaak onnodig op scherp en zal de hersteldrempel alleen maar verhogen. Neem de nieuwe melding aan, ga niet in discussie over het al dan niet ziek zijn (want dat is niet aan jou, maar aan de bedrijfsarts!) en probeer, voor zover mogelijk, met je medewerker goede werkhervattingsafspraken te maken. 

Als de medewerker weer volledig hersteld is, is het zeker goed om samen terug te kijken op de afgelopen re-integratieperiode.

Hoe hebben jullie de werkhervatting ervaren, zijn alle knelpunten nu opgelost? Breng dan ook de verzuimhistorie ter sprake. Was het een eerste melding in lange tijd? Vergeet dan ook niet te benoemen dat je het fijn vindt dat je doorgaans altijd kunt rekenen op de medewerker. 

Ben je met een frequent verzuimer in gesprek, dan heeft de verzuimgeschiedenis wel wat extra aandacht nodig. Gebruik de accurate registratie uit tip 1, en pak gerust een uitdraai erbij van alle meldingen van het afgelopen jaar. Veel medewerkers hebben zelf niet goed in beeld hoe vaak en hoe lang zij hebben verzuimd, en zijn oprecht verbaasd als zij het zwart-op-wit zien staan. Een mooie ingang voor een goed gesprek!

Lees hier meer over het voeren van een gevoelig gesprek.

  1. Opbouwende gespreksonderwerpen
We schreven het al eerder, maar we benadrukken het toch nogmaals: laat je niet verleiden tot een discussie over het al dan niet ziek zijn.

Dat is een onderwerp waarover alleen een bedrijfsarts een mening mag geven. Eigenlijk is het ook niet interessant wat de medische oorzaak is geweest van het verzuim. Als leidinggevende kun je er niets mee. Al die medische ballast vertroebelt eigenlijk alleen maar waar jij het over zou willen hebben met je medewerker: de veelvuldige afwezigheid op het werk is problematisch. Voor jou, de werknemer zelf en de collega’s.

Laat je niet teveel meevoeren door je persoonlijke mening en eventuele vooroordelen. Natuurlijk moet een frequent verzuimgesprek wel duidelijk zijn, maar het kan beter worden gevoerd vanuit een waarderend, opbouwend perspectief. Wat zijn dan wel de goede punten om met elkaar te bespreken?

Wij geven je een paar ideeën:

  • Je bezorgdheid, omdat uit onderzoek is gebleken dat veelvuldig verzuim vaak de opmaat is naar langdurige arbeidsongeschiktheid. Dat wil je graag voorkomen, ook voor je medewerker.
  • Wat heeft je medewerker tot nu toe gedaan om verzuim te voorkomen, en waarom is het niet gelukt?
  • Zijn er arbeidsomstandigheden die kunnen worden veranderd om nieuw verzuim te voorkomen?
  • Heeft de functie nog voldoende uitdaging of spelen er misschien loopbaanwensen (intern of extern)?
  • Waarom is gekozen voor ziekmelding, was er een andere oplossing mogelijk geweest? 

Maak samen een kort gespreksverslag, waarin je de gemaakte afspraken samenvat. Dan kun je er later op terugkomen en evalueren of de doelstellingen behaald zijn. 

  1. Zorg voor passende providers

Sta eens stil bij de vraag of op het gebied van verzuimbegeleiding en -preventie de dienstverleners wel bij jouw organisatie passen. Ben je bijvoorbeeld tevreden over je Arbodienst, Spoor 2-coach en personeelssysteem? Het kan zijn dat de samenwerking die jaren geleden vol enthousiasme is aangegaan, zijn glans een beetje heeft verloren. Of dat de behoefte van de organisatie met de tijd is verschoven door interne ontwikkelingen of maatschappelijke trends, terwijl de dienstverlener niet is meegegroeid. Ook dit kan invloed hebben op het verzuimpercentage en de effecten van bepaalde interventies. 

Wees daarom niet bang om je providerboog af en toe kritisch onder een vergrootglas te leggen.

Bevraag je managers en medewerkers naar hun ervaringen. Merk je dat je overall eigenlijk heel tevreden bent, maar past een bepaalde coach of andere dienstverlener niet bij deze specifieke medewerker? Zorg dan voor maatwerk en kijk naar een beter passend alternatief. Het gaat er immers om dat iemand weer zo snel en goed mogelijk op de rails komt en blijft. 

  1. Maak van duurzame inzetbaarheid een trending topic

De AOW-leeftijd ligt een stuk hoger dan vroeger, en het is wel fijn als iedereen die eindstreep toch in goede gezondheid kan halen om te genieten van het pensioen. Daarom zouden duurzame inzetbaarheid en vitaliteit in veel organisaties meer aandacht verdienen. Zet dit soort onderwerpen op de agenda. Bij het MT, in een functioneringsgesprek, maar ook tussen collega’s onderling. 

Want de bal ligt natuurlijk niet alleen bij de werkgever. Je mag ook best van je volwassen, gemotiveerde werknemers verwachten dat zij investeren in hun eigen welbevinden. En dat collega’s elkaar onderling ook aanspreken bij het zien van gevaarlijk of ongezond gedrag.

Je kunt het als werkgever wel makkelijker maken om het er samen over te hebben en afspraken te maken. Laat onderwerpen als werkplezier, gezondheid en arbeidsomstandigheden regelmatig bewust de revue passeren. Heb je wat financiële ruimte om te investeren in faciliteiten zoals werkfruit, stoelmassages of loopbaancoaching voor je medewerkers? Vooral doen! Maar ook met een beperkt budget kun je preventief bezig zijn. Alleen al het geven van persoonlijke aandacht, of een extra uurtje ‘me-time’ ter ontspanning, kan al heel motiverend en preventief werken. Het is ook nog eens goed voor je employer branding, maar daar gaat deze blog natuurlijk niet over, dus dat terzijde. 

Soms ontstaat verzuim door een te hoge werkdruk en stress. Lees hier over het verminderen van stress op de werkvloer.

Online oplossingen voor frequent verzuim

Je hoeft niet steeds weer het wiel uit te vinden, of eindeloze Excel-lijstjes aan te leggen. Laat de techniek voor je werken bij het oplossen van je verzuimvraagstukken. Er zijn zoveel online mogelijkheden. Gebruik slimme signaleringen, handige registratiesystemen, tests om talenten en knelpunten boven water te krijgen, meditatie-apps of online formulieren. Wil je tips en ideeën? Wij denken graag met je mee!

Vraag een demo aan

Dank je wel!

We hebben je aanvraag ontvangen en zullen zo snel mogelijk contact opnemen om de demo in te plannen. Tot snel.
Raar. Er ging iets fout bij het versturen van de gegevens. Kun je het nogmaals proberen?

Probeer nu ook Pluvo en haal alles uit je opleidingen. Al meer dan 1000 kandidaten maken succesvol gebruik van Pluvo.

Betere workflow
Al je trainingen in één overzicht.
Betere trainingen
Creëer en optimaliseer je cursusmateriaal.
Betere resultaten
Door persoonlijke leerpaden.
Betere inzichten
Analyseer voortgang en prestaties.

PLUVO. Entrepotdok 63A, 1018 AD Amsterdam
Bel +31 20 560 5000 Mail info@pluvo.co

Sluit popup
Sluit melding