Kennis delen met collega's doe je met de juiste kennisdeling tools!

Als HR professional wil je natuurlijk dat je werknemers zo optimaal mogelijk presteren. Kennisdeling binnen organisaties is een manier die hier ontzettend aan bijdraagt. Maar, wat is kennisdeling precies, en wat is hier nou eigenlijk het voordeel van?

Kennis delen met collega's of kennisdeling binnen organisaties is het overdragen van de eigen expertise met collega’s of andere professionals uit het werkveld, via bijvoorbeeld mondelinge communicatie, of een online training. Zodra jouw werknemers van kennisdeling een gewoonte maken, zul je zien dat zij als team meer samenwerken, gemotiveerder zijn en kwalitatief beter werk afleveren. 

Ook goed om te benoemen is dat kennisdeling in organisaties een onderdeel is van kennismanagement. Laten we daar ook even verder induiken. 

Kennismanagement wordt vaak omschreven als het scheppen, beheren, delen en gebruiken van de kennis en informatie die binnen een organisatie aanwezig is. Oftewel: het optimaal benutten van middelen die je al tot je beschikking hebt! Zonde als je het niet doet, toch?! 

Niet gek dus dat de online kennisplatforms de afgelopen tijd als paddenstoelen uit de grond zijn geschoten. Het is natuurlijk heel handig om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen leren, en al helemaal als live lessen uit den boze zijn vanwege een (niet nader te noemen) virus.

Nu kun je natuurlijk je intranet vullen met kant en klare oplossingen. Er zijn immers verschillende aanbieders die standaard lesmodules verkopen. Toch vinden wij dat een gemiste kans. Ieder bedrijf heeft namelijk eigen experts rondlopen, die heel goed zijn in hun vak en belangrijke kennis in huis hebben. Deze kennis is helemaal op maat voor de organisatie, én is gebaseerd op eigen ervaring. Daar kan geen standaard cursus tegenop. Met onderstaande tips kun je deze professionals verleiden om hun informatie te delen met andere collega’s. 

Wil je meer weten over hoe je een een divers team samenstelt, met verschillende expertises, vaardigheden en persoonlijkheden? Lees dan ook onze blog over werving en selectie! 

Hoe stimuleer je (online) kennis delen met collega's?

Het moet medewerkers duidelijk zijn dat je graag hebt dat zij hun waardevolle kennis delen met collega’s, en dat zij iets mogen toevoegen aan het interne kennisplatform dus. Nodig iedereen dus nadrukkelijk uit om hun praktische tips en trucs te delen met anderen. Maak het aantrekkelijk om ideeën te spuien door er een kleine wedstrijd aan toe te voegen en maak het vooral niet te ingewikkeld. 

Rol de rode loper uit! 

Begrijp ons niet verkeerd. We hebben het niet over hogere wiskunde die gedeeld moet worden. Juist niet. De gedeelde informatie is bij voorkeur heel praktisch en sluit aan bij de dagelijkse gang van zaken in de organisatie. Dat vergroot de kans dat collega’s actief kennis komen opdoen op de kennisportal en er ook werkelijk iets mee dóén. Niemand heeft iets aan ellenlange theoretische verhandelingen over een onderwerp dat zich weinig zal voordoen. Hoe goed bedoeld ook, dit soort content kan jarenlang liggen te verstoffen onder in het archief.

Verdiep je ook eens in intrinsieke motivatie in relatie tot e-learning. Zo motiveer je jouw werknemer pas écht.

Een knap staaltje kennismanagement 

Je kunt de mooiste IT-oplossingen bedenken, maar als het niet past bij de behoefte van de gebruikers, blijft het links liggen en is je investering voor niets. Geef je kennisplatform extra bottum-up power door met een goede afvaardiging vanuit de organisatie om tafel te zitten om de interesse te peilen.

Kies bij voorkeur collega’s van verschillende afdelingen, die bekend staan als early adaptors en openstaan voor verandering. 

Zet met deze interne kennisambassadeurs op een rijtje waar behoefte aan is. Het platform moet voor de medewerkers voldoende aantrekkingskracht hebben om steeds weer te bezoeken. Welke kennis wordt volgens hen gemist? Zijn er bepaalde onderwerpen die ‘hot’ zijn en nader uitgewerkt zouden kunnen worden? Wordt er in de organisatie veel gelezen, of is de doelgroep juist meer geïnteresseerd in foto’s of videomateriaal? 

Het is ook interessant om per onderwerp wat sleutelfiguren te benoemen die als eerste kunnen worden benaderd voor een bijdrage. De financial controller bijvoorbeeld, die iets vertelt over budgetteren, een HR-manager die uit de doeken doet hoe je verzuim kunt voorkomen, of de magazijnmedewerker die aangeeft hoe je ervoor kunt zorgen dat je jouw bestelling zo handig mogelijk kunt plaatsen.

Zorg voor vertrouwen en collegialiteit 

Collegiaal gedrag en onderling vertrouwen zijn sowieso belangrijk voor het werkplezier in iedere onderneming. Maar het zijn ook nog eens twee basisvereisten voor het welslagen van je interne kennisdeling. Bestaat er een competitieve werksfeer waar mensen bang zijn dat de ander er vandoor gaat met hun ideeën? Dan zullen ze hun kennis en ervaring liever voor zich houden. Een ander afbranden omdat zijn of haar informatie voor jou niet interessant is, maakt kopschuw en zorgt ervoor dat er niet snel een nieuwe bijdrage zal worden geschreven. 

Het is dan ook goed om bij het starten van je interne kennisplatform aandacht te besteden aan de ‘why’ van dit portal: het delen van jouw kennis en ervaring met je collega’s. Je schrijft geen content om op te scheppen of de ander de loef af te steken. Maar gewoon om andere medewerkers te helpen en samen het werken makkelijker en leuker te maken. 

Geef kennisdeling op de werkvloer een zetje  

Kennisdeling binnen organisaties gaat vaak niet vanzelf. Verwacht dus ook niet dat er direct een groot tsunami aan bijdragen binnenstroomt op het interne kennisplatform. Het kost mensen vaak tijd om de weg te vinden naar een nieuw medium. Dat geldt voor lezers, maar al helemaal voor auteurs die heel veel vakinhoudelijke kennis hebben, maar weinig tot nooit in het openbaar publiceren. Daar moet soms wel wat schroom worden overwonnen.

Het is dus slim om in eerste instantie actief potentiële kennisleveranciers te benaderen met het verzoek om een bijdrage te schrijven aan het platform. Gaat het over een onderwerp dat ook makkelijk in beeld kan worden gebracht, dan is vloggen natuurlijk ook een mooie optie. Laat mensen vooral niet ‘zwemmen’. Bied aan om een communicatiemedewerker mee te laten lezen en waar nodig te redigeren. Denk mee over aantrekkelijk foto- en videomateriaal. En zorg voor een duidelijk aanspreekpunt waar de plaatser van berichten kan aankloppen als het even niet helemaal lukt. 

De juiste kennisdeling tools

Kies voor een platform voor kennis delen dat zo flexibel mogelijk benaderd kan worden. Dan hebben we het niet alleen over een programma dat op de computer of laptop kan draaien, maar bij voorkeur ook op tablet of telefoon. Houd de indeling overzichtelijk; een filter op doelgroep en onderwerpen helpt hier enorm bij. Mensen worden dan niet overspoeld met onnodige kennis, maar krijgen gerichter informatie in beeld. En natuurlijk, Google-monsters als wij zijn geworden: zorg voor een optimale zoekfunctie, zodat de kennis makkelijk op onderwerp kan worden opgezocht. 

Los van alle ‘harde’ IT-eisen is het ook slim om in te zoomen op de vormgeving van de online leeromgeving. Het oog wil ook wat, dus een fijn leesbaar lettertype en rustig beeld maakt het extra aantrekkelijk om weer eens in te loggen. Tot slot mag het platform ook grappige, luchtige weetjes bevatten. Het hoeft allemaal niet té zwaar te worden. Ook met humor kun je kennis overbrengen!

Ben je op zoek naar een platform voor kennisdelen? Probeer dan zeker Pluvo uit! Start gratis jouw platform via deze link.