Offboarding: een mooie investering voor de toekomst!

HR/Leren in organisaties
Nov 7, 2019

Onboarding is hot – dat heeft iedere HR-medewerker wel door. Maar hoeveel aandacht geef jij je vertrekkende medewerker? Wij geven je tips en trucs voor een goede offboarding. Profiteer ervan!

Onboarding is hot – dat heeft iedere HR-medewerker wel door. Maar hoeveel aandacht geef jij je vertrekkende medewerker? Laat iemand niet geruisloos vertrekken door de zijdeur! Wij geven je tips en trucs voor een goede offboarding. Profiteer ervan!

Daar begint de offboarding..

“Heb je even?” Zeker tegen het einde van de kalendermaand zorgt deze vraag voor luide alarmbellen in je hoofd.

Want je weet eigenlijk al wat er komen gaat. Je medewerker heeft een nieuwe uitdaging gevonden, zoals dat zo mooi heet.

Soms komt het heel gelegen en doe je van binnen een rondedansje – maar meestal toch niet. In veel gevallen vertrekt nou nét die medewerker waar je altijd op kon bouwen en waar je in hebt geïnvesteerd met een opleiding of een extra salarisstapje. 

Stop!

Terwijl je in het gesprek zit, buitelen de gedachten en gevoelens al door je hoofd. Misschien over teleurstelling in de medewerker, of over dat het al zo druk is, hoe je die vacature zo snel mogelijk opgevuld krijgt en wat het telefoonnummer van dat uitzendbureau ook alweer was. Ga even in de remmen. Zet jezelf on hold! Blijf bij het moment en vooral: bij je medewerker. Wij geven je wat tips om een goede offboarding te geven. Dat verdient de medewerker. Maar jij ook!

Tip 1: Trek je agenda voor een exitgesprek

Deze tip staat niet voor niets op 1. Een goed exitgesprek brengt namelijk veel. Je medewerker krijgt niet alleen de kans om stoom af te blazen, maar kan de organisatie ook goede tips meegeven. Over waar hij tijdens zijn dienstverband op is afgehaakt, maar óók waar hij de afgelopen tijd juist blij mee is geweest. Deze input kan je prima gebruiken voor je verdere beleid. Want je weet nu precies hoe je andere medewerkers wél kunt blijven binden en boeien!

Let wel: gebruik niet het moment waarop de medewerker zijn ontslag aankondigt als moment voor een exitgesprek. Het is beter om alle emoties rondom het ontslag eerst even te laten zakken en echt goed de tijd te nemen voor het gesprek. Laat de medewerker een paar dagen voor het geplande exitgesprek een online exitformulier invullen als basis. Neem er een lekkere kop koffie bij en ga in alle rust en eerlijkheid samen het gesprek aan. 

Maak er een goede gewoonte van om eens per half jaar de resultaten van je exitgesprekken (anoniem) door te nemen op MT-niveau. Valt er een trend te ontdekken? Kunnen we er iets van leren? Welke tips en trucs moeten worden opgepikt en beleidsmatig worden uitgewerkt? 

Tip 2: Maak afspraken over de communicatie

All news travels fast. Voor je het weet ontstaat er ruis, onrust en roddel rondom het ontslag. Een vertrekkende medewerker is namelijk altijd voer voor eigen interpretaties, complottheorieën en onduidelijkheden. Daarom is het belangrijk om al op het moment waarop iemand met zijn ontslagbrief wappert, direct heldere afspraken te maken over de communicatie. 

Spreek een duidelijke routing af. Wie moet verder worden geïnformeerd, wanneer en hoe? Wat kan er geantwoord worden als collega’s informeren naar de reden van het ontslag? 

Stel samen een informatiemail op die zo snel mogelijk naar alle collega’s binnen de organisatie wordt verstuurd. Wat wordt de allerlaatste werkdag van de medewerker? Wat wil je dat er als reden voor het vertrek wordt genoemd? Mag de nieuwe werkgever worden genoemd of ligt dat juist gevoelig?

Denk ook aan een speciale brief of mail naar externe relaties waar de medewerker regelmatig contact mee had. Is er al een (tijdelijke) opvolger bekend, noem die dan ook duidelijk met naam en nummer, zodat de relatie weet waar hij kan aankloppen in de toekomst. 

Tip 3: Zet de administratieve puntjes op de i

Voorkom misverstanden en gedoe; zorg dat alles administratief op orde én duidelijk is. Natuurlijk hoeven we je niet te vertellen dat je nog geen stap zet, voordat je het ontslag van de medewerker zwart-op-wit hebt gekregen. Een ouderwetsche ontslagbrief met zwierige handtekening op papier verdient nog altijd de voorkeur. Rechters worden inmiddels wel wat toegeeflijker met het accepteren van ontslag per e-mail, maar dan moet er wel bewijs zijn dat de opzegging is aangekomen. 

Spreek af wanneer sleutels, telefoon, laptop en autosleutels moeten worden ingeleverd en bij wie. Laat, als het moment daar is, beide partijen tekenen voor ontvangst en voeg het document toe aan het personeelsdossier. Better safe than sorry.

Zet ook de arbeidsvoorwaardelijke zaken goed op een rijtje, samen met de vertrekker.

  • Hoeveel vakantiedagen zijn er nog over, als je uitgaat van de ontslagdatum, en kunnen deze worden opgenomen voor datum uit dienst?
  • Wat gebeurt er met bonussen, eindejaarsuitkering, vakantiegeld?
  • Zijn er nog terugbetalingsverplichtingen voor een studie of via de werkgever aangeschafte zaken?
  • Moet de medewerker nog rekening houden met een concurrentiebeding en zo ja, hoe heet wordt die soep ook werkelijk gegeten?

Het kan maar beter duidelijk zijn, nietwaar?!

Tip 4: Draag het stokje goed over

The show must go on. Het is voor alle partijen natuurlijk het fijnste als het werk “warm” kan worden overgedragen. Maar helaas is er, zeker met de huidige arbeidsmarkt, niet altijd meteen een troonopvolger voorhanden. Spreek daarom met de vertrekker af dat hij een duidelijk overdrachtsdocument schrijft voor de achterblijvers.

Een lijst met interne en externe contactpersonen, belangrijke deadlines, werkafspraken, de locatie en indeling van digitale bestanden: allemaal zaken die essentieel zijn om de boel niet stil te laten vallen na vertrek. Ook een overzicht van nog openstaande actiepunten mag niet vergeten worden. Als je dit alles combineert met wat informatie uit het exitgesprek, heb je alvast een prachtig inwerkprogramma. 

Tip 5: Maak er een feestje van

Gun iedere medewerker een goed vertrek. Zélfs als er even irritatie is geweest of je de teleurstelling over zijn ontslag nog niet te boven bent, zijn er ongetwijfeld ook veel fijne ervaringen die jullie delen.

Ga ervan uit dat je medewerker zich naar beste kunnen heeft ingezet voor de organisatie.

En daar mag best even waardering voor worden getoond. 

Vraag je medewerker hoe hij het liefst afscheid wil nemen. Een grootse receptie, een gezellige borrel of een intiem etentje met alleen naaste collega’s? Een enkeling geeft de voorkeur aan een Irish Goodbye; maar vaak is een feestje toch wel een goede afsluiter. Zijn hiervoor huisregels opgesteld, volg ze dan zoveel mogelijk. Maar houd altijd ruimte voor persoonlijke wensen. 

Laat de medewerker niet zelf aanmodderen, maar neem de organisatie van de afscheidsbijeenkomst over. Dat is niet alleen fijner voor degene die weggaat. Het geeft jou ook de kans om nog wat positieve verrassingselementen in te bouwen. Nodig een oud-leidinggevende uit, waaraan de medewerker warme herinneringen heeft, stel een ‘vriendenboekje’ samen waarin iedereen grappige herinneringen opschrijft, ga met de pet rond voor een leuk afscheidscadeau.

Kortom: maak er een feestje van. Als het dienstverband op een positieve manier wordt afgesloten, vertrekt de medewerker niet met slaande deuren, maar blijft de toegangspoort altijd nog op een kier openstaan. Dat is, zeker in een tijd waarin netwerken en jezelf als werkgever op een goede manier positioneren steeds belangrijker worden, mooi meegenomen!

Go digital

Kortom: een goede offboarding heeft alleen maar voordelen. Voor de vertrekkende werknemer, maar ook voor de organisatie. Maak het jezelf makkelijk; go digital. Pluvo biedt allerlei mogelijkheden om je hierbij te ondersteunen. Van een exitformulier tot overdrachtsmogelijkheden. Maar ook het organiseren van een feestje, het maken van een vriendenboekje, het uitrekenen van openstaande vakantiedagen of een checklist bij uit dienst gaan: het kan allemaal digitaal. Wil je weten hoe je dat doet? Neem dan gerust contact met ons op!

Gebruikersvoorwaarden
Dank je wel, Je zult spoedig een neiwsbrief ontvangen.
Er ging iets fout, probeer het nog maar een keer.

Vraag een demo aan

Dank je wel!

We hebben je aanvraag ontvangen en zullen zo snel mogelijk contact opnemen om de demo in te plannen. Tot snel.
Raar. Er ging iets fout bij het versturen van de gegevens. Kun je het nogmaals proberen?

Probeer nu ook Pluvo en haal alles uit je opleidingen. Al meer dan 1000 kandidaten maken succesvol gebruik van Pluvo.

Betere workflow
Al je trainingen in één overzicht.
Betere trainingen
Creëer en optimaliseer je cursusmateriaal.
Betere resultaten
Door persoonlijke leerpaden.
Betere inzichten
Analyseer voortgang en prestaties.

PLUVO. Entrepotdok 63A, 1018 AD Amsterdam
Bel +31 20 560 5000 Mail info@pluvo.co

Sluit popup
Sluit melding