Offboarding: 5 tips die iedere HR professional moet kennen

HR/Leren in organisaties
Jan 6, 2021

Onboarding is hot – dat heeft iedere HR-medewerker wel door. Maar hoeveel aandacht geef jij je vertrekkende medewerker? Wij geven je een checklist met tips voor een goede offboarding.

Laat bij een uitdiensttreding niet geruisloos iemand vertrekken door de zijdeur! Offboarding is namelijk mínstens zo belangrijk als onboarding. Het is een waardevolle investering in de toekomst.

Een uitdiensttreding begint bij...

“Heb je even?” Zeker tegen het einde van de kalendermaand zorgt deze vraag voor luide alarmbellen in je hoofd.

Want je weet eigenlijk al wat er gaat komen. Je medewerker heeft een nieuwe uitdaging gevonden, zoals dat zo mooi heet.

Soms komt het heel gelegen en doe je van binnen een rondedansje. Maar meestal toch niet. In veel gevallen treedt nou nét die medewerker uit dienst, waar je altijd op kon bouwen en waar je in hebt geïnvesteerd met een opleiding of  extra salarisstapje. 

5 tips voor een soepele offboarding

Terwijl je in het gesprek zit, dwalen de gedachten al door je hoofd. Misschien over teleurstelling in de medewerker of hoe je die vacature zo snel mogelijk opgevuld krijgt. En wat het telefoonnummer van dat uitzendbureau nou ook alweer? Ga even in de remmen. Zet jezelf on hold! Blijf bij het moment en vooral: blijf bij je medewerker. Wij geven je wat tips om de offboarding in goede banen te leiden. Dat verdient de medewerker. Maar jij ook!

Tip 1: Trek je agenda voor een (online) exitgesprek

Deze offboarding tip staat niet voor niets op nummer 1. Een goed exitgesprek brengt namelijk veel. Je medewerker krijgt niet alleen de kans om stoom af te blazen, maar kan de organisatie ook goede tips meegeven. Over waar hij tijdens zijn dienstverband op is afgehaakt, maar óók waar hij de afgelopen tijd juist blij mee is geweest. Deze input kan je prima gebruiken voor je verdere beleid. Want je weet nu precies hoe je andere medewerkers wél kunt blijven binden en boeien!

Let wel: gebruik niet het moment waarop de medewerker zijn ontslag aankondigt als moment voor een exitgesprek. Het is beter om alle emoties rondom de uitdiensttreding eerst even te laten zakken en echt goed de tijd te nemen voor het gesprek. Laat de medewerker een paar dagen voor het geplande exitgesprek een online exitformulier invullen als basis. Neem er een lekkere kop koffie bij en ga in alle rust en eerlijkheid samen het gesprek aan. 

Maak er een goede gewoonte van om eens per half jaar de resultaten van je exitgesprekken (anoniem) door te nemen op MT-niveau. Valt er een trend te ontdekken? Kunnen we er iets van leren? Welke tips en trucs moeten worden opgepikt en welke moeten beleidsmatig worden uitgewerkt? 

Het voeren van een gevoelig gesprek over de uitdiensttreding kan lastig zijn. Al helemaal als de omstandigheden door COVID-19 je dwingen het gesprek online te laten verlopen. Hoe maak je het toch persoonlijk, ondanks het computerscherm die ertussen zit? Hoe zorg je ervoor dat het exitgesprek zijn gewenste effect bereikt, terwijl de netwerkverbinding je af en toe in de steek laat? Lees dan ons blog, gevuld met bruikbare tips voor een krachtig online exitgesprek.

Tip 2: Maak afspraken over de communicatie

All news travels fast - is soms een vervelende bijkomstigheid als de offboarding niet naar wens verloopt. Voor je het weet ontstaat er ruis, onrust en geroddel rondom het ontslag. Een uitdiensttreding is namelijk altijd voer voor eigen interpretaties, complottheorieën en onduidelijkheden. De tip luidt: maak heldere afspraken over de communicatie, al op het moment dat iemand met zijn ontslagbrief wappert. 

Spreek een duidelijke routing af. Wie moet verder worden geïnformeerd, wanneer en hoe? Wat kan er geantwoord worden als collega’s informeren naar de reden van het ontslag? 

Stel samen een informatiemail op, die zo snel mogelijk naar alle collega’s binnen de organisatie wordt verstuurd. Wat wordt de allerlaatste werkdag van de medewerker? Wat wil je dat er als reden voor de uitdiensttreding wordt genoemd? Mag de nieuwe werkgever worden genoemd of ligt dat juist gevoelig?

Denk ook aan een speciale brief of mail naar externe relaties waar de medewerker regelmatig contact mee had. Is er al een (tijdelijke) opvolger bekend, noem die dan ook duidelijk met naam en nummer, zodat de relatie weet waar hij kan aankloppen in de toekomst. 

Tip 3: Zet de administratieve puntjes op de i

Een groot voordeel van goede offboarding is dat het misverstanden en gedoe voorkomt. Dit doe je door te zorgen dat alles administratief op orde is. Natuurlijk hoeven we je niet te vertellen dat je geen stap zet, voordat je het ontslag van de medewerker zwart-op-wit hebt gekregen. Een ouderwetsche ontslagbrief met zwierige handtekening op papier verdient immers nog altijd de voorkeur. Rechters worden echter wel wat toegeeflijker met het accepteren van ontslag per e-mail, maar dan moet er wel bewijs zijn dat de opzegging is aangekomen. 

Spreek af wanneer sleutels, telefoon, laptop en autosleutels moeten worden ingeleverd en bij wie. Laat, als het moment daar is, beide partijen tekenen voor ontvangst en voeg het document toe aan het personeelsdossier. Better safe than sorry.

Zet, samen met de vertrekker, de arbeidsvoorwaardelijke zaken goed op een rijtje:

  • Hoeveel vakantiedagen zijn er nog over, als je uitgaat van de ontslagdatum? Kunnen deze worden opgenomen voor datum uit dienst?
  • Wat gebeurt er met bonussen, eindejaarsuitkering en vakantiegeld?
  • Zijn er nog terugbetalingsverplichtingen voor een studie? Of voor zaken die via de werkgever aangeschaft zijn?
  • Moet de medewerker rekening houden met een concurrentiebeding? Zo ja, hoe heet wordt die soep ook werkelijk gegeten?

Het kan maar beter duidelijk zijn, nietwaar?!

Tip 4: Van offboarding naar onboarding

The show must go on. Het is voor alle partijen natuurlijk het fijnste als het werk “warm” kan worden overgedragen. Maar helaas is er, zeker met de huidige arbeidsmarkt, niet altijd meteen een troonopvolger voorhanden. Spreek daarom met de medewerker die uit dienst treedt af dat hij een duidelijk overdrachtsdocument schrijft voor de achterblijvers.

Dit document moet een aantal zaken bevatten, die essentieel zijn om de boel niet stil te laten vallen na vertrek. Waaronder een lijst met interne en externe contactpersonen, belangrijke deadlines, werkafspraken, de locatie en indeling van digitale bestanden. Daarnaast mag een overzicht van nog openstaande actiepunten niet vergeten worden. Als je dit alles combineert met wat informatie uit het exitgesprek, heb je alvast een prachtig inwerkprogramma

Meer weten over vlekkeloze onboarding na offboarding? Met deze 7 stappen creëer je een warm welkom voor de vervanger! 

Tip 5: Maak van de offboarding een feestje

Gun iedere medewerker een goede uitdiensttreding. Er zijn ongetwijfeld veel fijne ervaringen die jullie delen. Zélfs als er even irritatie is geweest of als je de teleurstelling over het ontslag nog niet te boven bent.

Ga ervan uit dat je medewerker zich naar beste kunnen heeft ingezet voor de organisatie.

En daar mag best even waardering voor worden getoond. 

Vraag je medewerker hoe hij het liefst afscheid wil nemen. Een grootse receptie, een gezellige borrel of een intiem etentje met alleen naaste collega’s? Een enkeling geeft de voorkeur aan een Irish Goodbye; maar vaak is een feestje toch wel een goede afsluiter. Als hiervoor huisregels zijn opgesteld, volg ze dan zoveel mogelijk. Maar houd altijd ruimte voor persoonlijke wensen. 

Laat de medewerker niet zelf aanmodderen, maar neem de organisatie van de afscheidsbijeenkomst over. Dat is heel fijn  voor degene die weggaat. Daarnaast geeft het jou de kans om  positieve verrassingselementen in te bouwen. Nodig bijvoorbeeld een oud-leidinggevende uit, waaraan de medewerker warme herinneringen heeft. Stel een ‘vriendenboekje’ samen waarin iedereen grappige herinneringen opschrijft of ga met de pet rond voor een leuk afscheidscadeau.

Kortom: maak er een feestje van.
Als het dienstverband op een positieve manier wordt afgesloten, vertrekt de medewerker niet met slaande deuren, maar blijft de toegangspoort altijd nog op een kier openstaan.

Dat is, zeker in een tijd waarin netwerken en jezelf als werkgever op een goede manier positioneren, steeds belangrijker worden, mooi meegenomen! Een goede offboarding heeft dus alleen maar voordelen. Voor de vertrekkende werknemer, maar ook voor de organisatie.

Tip 6: Go digital

Tot slot geven wij je - wat ons betreft - de meest efficiënte tip: go digital! Zo maak je het jezelf véél makkelijker. Pluvo biedt allerlei mogelijkheden om je hierbij te ondersteunen. Van een exitformulier tot overdrachtsmogelijkheden. Maar ook het organiseren van een feestje, het maken van een vriendenboekje, het uitrekenen van openstaande vakantiedagen of een checklist bij uit dienst gaan: het kan allemaal digitaal. Wil je weten hoe je dat doet? Neem dan gerust contact met ons op!

Doe mee aan de (tijdelijke) gratis training: “Hoe maak je e-learning?”

Pluvo heeft zojuist een gratis training gelanceerd voor iedereen die wil starten met e-learning! Gedurende 4 weken leer je stapsgewijs hoe je e-learning bouwt. Dit doe je in een groep met medecursisten en e-learning experts. Je kunt je inschrijven t/m 26 februari! Geïnteresseerd? Klik hier voor meer informatie.

De eerste 10 deelnemers ontvangen een gratis e-learning review t.w.v. 750,-! 🥳


Vraag een demo aan

Dank je wel!

We hebben je aanvraag ontvangen en zullen zo snel mogelijk contact opnemen om de demo in te plannen. Tot snel.
Raar. Er ging iets fout bij het versturen van de gegevens. Kun je het nogmaals proberen?

Probeer nu ook Pluvo en haal alles uit je opleidingen. Al meer dan 1000 kandidaten maken succesvol gebruik van Pluvo.

Betere workflow
Al je trainingen in één overzicht.
Betere trainingen
Creëer en optimaliseer je cursusmateriaal.
Betere resultaten
Door persoonlijke leerpaden.
Betere inzichten
Analyseer voortgang en prestaties.

PLUVO. Entrepotdok 63A, 1018 AD Amsterdam
Bel +31 20 560 5000 Mail info@pluvo.co

Sluit popup
Sluit melding