Sociale onboarding op afstand: zó doe je dat!

Sociale onboarding op afstand: zó doe je dat!

Met stip op nummer één op het lijstje ‘wat mis je het meest door de lockdown’: de sociale contacten. Natuurlijk is het lastig dat het middagje funshoppen er nu even niet in zit, of dat je wekenlang met een coronacoupe hebt rondgelopen. Maar het gemis van al die bekende gezichten uit je omgeving hakt er diep in bij veel mensen. En dan hebben we het niet alleen over je familie en vrienden.

Ook de dagelijkse interactie met collega’s staat inmiddels torenhoog op ons verlanglijstje. 

Gelukkig weten we dat er licht is aan het einde van die tunnel. Dat we straks die oude vertrouwde mensen weer live in de ogen kunnen kijken. Maar wat als je eigenlijk nog niet wéét wie je mist en waar je naar terugverlangt?

Als je midden in coronatijd bent gewisseld van werkgever en nog niemand hebt leren kennen? Dat kan heel erg eenzaam voelen. Hoe aanlokkelijk is het dan om weer rechtsomkeert te maken, terug naar je vertrouwde werkomgeving? 

Voorkom dat jouw nieuwe medewerker wegdrijft in de mist. Bied een warm vangnet, maak hem onderdeel van het team en schilder hem zo snel mogelijk in de bedrijfskleuren.

Daar wordt de verse collega blij van, en jij als nieuwe werkgever natuurlijk ook!

Misschien heb je wat aan deze tips voor sociale onboarding. 

Maar eerst... Wil jij ook de Onboarding Checklist gratis downloaden?

Goed nieuws, vanaf nu kun je binnen een aantal klikken op de knop de Onboarding Checklist downloaden.

Dit document bevat een aantal cruciale punten die onderdeel zijn van de inwerkperiode van een nieuwe collega. Zo vergeet je niets en kun je direct van start!

1. Rol de rode loper op afstand uit, en doe dat vóór de eerste werkdag

Tussen het arbeidsvoorwaardengesprek en de frisse start ligt altijd een grijs gebied.

De medewerker moet de studie of het oude dienstverband nog afronden, en daar komen allerlei emoties bij kijken. Het afsluiten van een hoofdstuk is toch een hele stap. 

Dan is het fijn om te weten dat er een nieuwe club is, die je met open armen gaat ontvangen. Die staat te trappelen om je onderdeel te maken van een warm team.

Maak het tastbaar en rol die rode loper op afstand uit. Stuur de nieuwe collega niet alleen de formele paperassen, telefoon en andere plichtplegingen.

Juist een flesje champagne, bos bloemen of een shirt met het bedrijfslogo op de deurmat doet wonderen. Die geven dat gevoel: “Hé, ik hoor ergens bij!”

2. Geef iedere nieuwe collega een eigen buddy

Deze tip is juist nu heel essentieel, maar eigenlijk willen we hem ook graag laten landen voor de tijd ná corona.

Want laten we eerlijk zijn: dat rondje handen schudden op je eerste dag was eigenlijk een crime. Er kwamen in no time tientallen nieuwe gezichten en namen op je af, die je aan het einde van de werkdag niet meer kon reproduceren.

Je voelde je, alle goede bedoelingen ten spijt, toch nog als een kat in een vreemd pakhuis. 

Het is veel fijner en meer ondersteunend om een persoonlijke buddy toe te wijzen aan iedere nieuwe medewerker. Iemand met voldoende vlieguren in de organisatie, die een paar keer per week tijd reserveert om de verse collega wegwijs te maken in het bedrijf. Deze buddy kan de praktische zaken regelen en zorgen voor een goed inwerkprogramma.

Maar hij of zij is er ook voor de informele ‘praatjes pot’. Vergeet die vooral niet, want die zijn juist sfeerbepalend en heel belangrijk om in een nieuwe omgeving te kunnen settelen. 

Extra voordeel van zo’n individuele setting is dat het ook nu mogelijk is om elkaar coronaproof live te ontmoeten.

Maak daar zoveel mogelijk gebruik van. Het is niet alleen goed om in het echt op de werklocatie rond te struinen, face to face contact geeft ook veel meer verbinding dan welke videocall of telefoongesprek ook. 

3. Handel met voorkennis

Heeft de nieuwe collega een assessment gedaan voordat de handtekening werd gezet onder het arbeidscontract? Maak daar gebruik van, juist in die belangrijke eerste aanlooptijd. 

Ieder mens steekt anders in elkaar en heeft een eigen favoriete manier van werken en communiceren. Nu we grotendeels op afstand werken, is het een stuk lastiger om erachter te komen hoe de nieuwe collega het liefste werkt en benaderd wil worden.

Met het assessment heb je belangrijke informatie op een zilveren schaaltje gekregen, die je niet onbenut moet laten. 

Ga vooral niet in een achterkamertje zitten neuzen in een psychologische rapportage. Het is júíst heel goed om met iemand te praten over zijn talenten en drijfveren. Je weet dan precies waar hij blij van wordt en waar je rekening mee kunt houden. 

Laat iemands persoonlijke ‘gebruiksaanwijzing’ ook een normaal gespreksonderwerp zijn binnen een team. Het geeft verbinding en herkenning tussen collega’s. Het gaat ook niet altijd om heel zware onderwerpen: alleen al het antwoord op de vraag of iemand een ochtend- of avondmens is werkt heel verhelderend.

Hoe handig is het om te weten of je je nieuwe collega fris en fruitig kunt verwachten bij de dagstart, of dat hij dan eerst nog rustig moet opdrogen achter een bak koffie?

4. Maak plezier

Natuurlijk is het belangrijk om functioneel zaken te bespreken en te blijven vergaderen. Werk is werk, en daar worden we voor betaald. Allemaal waar. Maar plan ook tijd om informeel ‘samen te scholen’, zelfs al is dat nu beperkt tot een beeldscherm.

Samen kletsen over ditjes en datjes, even lachen of een Netflix-serie aanraden vormt juist het cement van iedere organisatie. En het geeft de nieuwkomer bovendien de mogelijkheid om te integreren in de bedrijfscultuur.

Plan dus tijd in voor fun. Een ‘digitale thee’ waar iedereen vanuit huis aanschuift als het past in zijn agenda, een doorlopend online koffieplein of een virtuele vrijdagmiddagborrel met als voordeel dat je al thuis bént en dus makkelijk een wijntje kunt pakken: top!

Houd als manager (of buddy) wel in de gaten dat de nieuwe collega niet wordt ondergesneeuwd. Stel af en toe een vraag of maak een opmerking zijn of haar kant uit, zodat ook de gesettelde teamleden bewust aandacht besteden aan hun verse collega.

Is er misschien animo voor een online event? Er is, zelfs met alle beperkingen, toch meer mogelijk dan je waarschijnlijk denkt. Een leuke pubquiz, virtuele rondleiding door een museum, een fotowedstrijd of een Bedrijfsommetje, waarbij wordt gestreden om de eerste plaats; het geeft nét een beetje meer sjeu aan een team en verhoogt het ‘wij-gevoel’. 

5. Communiceer

Als uitsmijter een opmerking die misschien voelt als een open deur, maar toch vaak wordt vergeten: te véél communicatie bestaat niet. Het is fijner om meer dan voldoende informatie te hebben, dan in het ongewisse te blijven en niet eens te weten wat je mist. 

Als je thuis in je bubbel werkt, mis je de communicatie die in een normale situatie vaak ongemerkt plaatsvindt. Op kantoor of locatie pik je veel signalen op in de wandelgangen of bij een toevallige ontmoeting bij het koffieapparaat.

Nu ben je, zeker als nieuwkomer, afhankelijk van geplande online meetings, of van telefoontjes of e-mails die binnenkomen.

Plan in het onboardingprogramma dus extra veel communicatiemomenten in, liefst vanuit diverse hoeken en afdelingen. Gebruik daarbij het liefst verschillende kanalen. Schakel tussen telefoon, mail, intranet en live contacten. Dat houdt het niet alleen afwisselend, maar je vergroot ook de kans dat de nieuwe medewerker informatie oppikt op de manier die het beste past bij zijn of haar persoonlijke voorkeur. 

Online oplossingen

‍Juist in deze tijd moet veel onboarding op afstand gebeuren. Gelukkig zijn er steeds meer mogelijkheden om die nieuwe collega virtueel goed in te werken. Pluvo is expert in online informatie delen, dus wij hebben hier veel ideeën over. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!