Reboarding: hoe bereid je je medewerkers voor op een veilige terugkeer naar kantoor?

Eíndelijk weer terug naar het werk! Niet meer zoomen, maar live je collega’s ontmoeten; het heeft nog nooit zo aanlokkelijk geleken. Zelfs de zure receptionist bleek tijdens je coronalockdown een belangrijk onderdeel te zijn van je werkbeleving.

Maar kijk uit: er is een nieuwe werkelijkheid waar iedereen rekening mee moet houden. Besteed daar dus aandacht aan in je reboardingproces!

Hoe bereid je je medewerkers voor op een veilige reboarding?

Mark Rutte heeft het ons goed ingewreven: hoe graag we het ook willen, ons leven zal voorlopig niet meer hetzelfde zijn. Anderhalve meter afstand, handen wassen, in je elleboog hoesten: we kunnen het wel dromen. Dat geldt thuis, bij de sportvereniging, maar óók op het werk. Een virus gedraagt zich immers niet opeens anders op kantoor of in een loods.

Als werkgever moet je daar op tijd op inspelen, dus eigenlijk: NU! Stoom je medewerkers alvast klaar voor de terugkeer naar hun werkomgeving. En hoe kan dat beter dan online?!

Stap 1: Het voorwerk

‍Inventariseer wat er voor jouw organisatie allemaal ánders is geworden sinds het pre-coronatijdperk. Zijn er bepaalde looproutes? Breng die dan duidelijk in kaart.

Moeten producten logistiek of qua hygiëne anders worden behandeld dan vroeger? Zet de nieuwe protocollen duidelijk op een rijtje.

Heb je geschoven met werkplekken? Maak een overzichtelijke plattegrond van de nieuwe indeling.

Wat je ook te melden hebt, houd het zo simpel en persoonlijk mogelijk.

Het is, zeker als je maandenlang saai maar ook wel veilig thuis hebt gezeten, al spannend genoeg om weer naar je werk te gaan. Dan zit je niet te wachten op afstandelijke, misschien zelfs bedreigende taal. Gebruik daarom veel foto’s, vlogs en jip-en-janneketaal.

Stroomschema’s of infographics komen ook makkelijk binnen, dus maak er gebruik van. 

Spreek je medewerkers persoonlijk aan, met hier en daar wat humor. We hebben een ingewikkelde periode achter de rug, dus er valt wel wat ijs te breken. Het ‘wij-gevoel’ moet zo snel mogelijk weer worden opgebouwd.

Benoem, bijvoorbeeld op het gebied van gezondheidsvragen en beschermingsmiddelen, contactpersonen die, zeker rond de start van de reboarding, op bepaalde tijden een spreekuur houden. 

Stap 2: Ga online

‍Heb je alle documenten en nieuwe spelregels goed in kaart? Dan is het tijd om al die informatie te delen. Misschien heb je al een online academie; richt dan een speciale reboardingpagina in met een overzichtelijke kennisbibliotheek, waar alle coronagerelateerde onderwerpen makkelijk terug te vinden zijn.

Pluvo is hier uitermate geschikt voor, maak gratis een account aan.

Plaats linkjes naar bijvoorbeeld GGD- en RIVM-sites, zodat met één muisklik de meest actuele informatie kan worden teruggevonden.

Voor optimale toegankelijkheid is een speciale reboardingapp op de werktelefoons ook een goed idee, zodat iedereen eenvoudig bij alle informatie kan. Start een laagdrempelige chatroom, waar collega’s elkaar weer kunnen vinden. Ze kunnen daar even bijkletsen, maar ook samen ontdekken hoe het is om weer echt op locatie te werken. 

Stap 3: Het bijspijkeren

‍Er is voor de meeste mensen best wel wat veranderd sinds de deuren van het werk in maart werden gesloten.

Om zeker te weten dat iedereen op de hoogte is van de nieuwe protocollen en veiligheidsvoorschriften, kun je een speciale trainingsomgeving instellen. Laat de medewerkers verplicht diverse onderdelen doorlopen vóórdat ze weer op de werklocatie komen. 

Wil je het een beetje leuk en luchtig houden? Bouw gerust een spelelement in, bijvoorbeeld door iedere les af te sluiten met een quiz, waarbij (doe eens gek!) kleine prijzen te winnen zijn. Juist met een beetje fun blijft opgedane kennis langer hangen en wordt het sneller eigen gemaakt.

Heb je alle lessen doorlopen? Dan wacht je een coronaproof certificaat dat uitgeprint kan worden. Het klinkt misschien wat kinderachtig, maar veel mensen vinden het fijn om een tastbaar bewijs van inzet in handen te krijgen. En als je op de achtergrond monitort, heb je ook direct een beeld van de bedrijfsveiligheid en waar nog wat moet worden gefinetuned.

Meer leren? Meld je aan voor ons gratis webinar over reboarding.

Stap 4: De kracht van de herhaling

‍Gedragsverandering komt niet van de ene op de andere dag. Het vereist gewenning door herhaling. Ga er dus niet vanuit dat iedereen zich automatisch aan de nieuwe werkwijze houdt omdat je het één keer hebt uitgelegd. Herhalen, herhalen, herhalen.

Laat dagelijks berichtjes oppoppen op je intranet of online academie. Daarbij moet je ook nog eens voorkomen dat je steeds dezelfde berichten in dezelfde vorm uitzendt, anders wordt de informatie een blinde vlek.

Blijf mensen verrassen, zodat de informatie ook echt binnenkomt. Leuke weetjes, vragen die je tot nadenken stemmen, een ‘corona-Loesje’ of een grappige foto over de nieuwe werksituatie.

‍Ook hier kun je weer een prijsvraag aan verbinden: nodig collega’s uit tot het insturen van foto’s of tips. 

Stap 5: Medewerkersonderzoek

‍Ook een machtig mooi middel dat makkelijk online kan worden uitgezet: het medewerkersonderzoek. Vraag bij de start en juist ook daarna regelmatig hoe het reboarden gaat. Hoe snel went het 'nieuwe normaal'?

Misschien lopen mensen tegen bepaalde praktische problemen aan, voelt men zich niet helemaal veilig of zijn er juist handige tips die met collega’s gedeeld kunnen worden.

Verzamel de uitkomsten, geef een terugkoppeling en vooral: doe er wat mee! De praktijk blijkt nu eenmaal vaak een betere leerschool met meer wijsheid dan alle knappe koppen in ivoren torentjes kunnen bedenken.

Bovendien snijdt het mes aan twee kanten: de organisatie krijgt gratis kostbare informatie en de medewerkers voelen zich serieus genomen. Een mooier recept voor werkplezier is er niet.

Lekker makkelijk!

‍Wij hebben goed nieuws voor je. Zo’n reboardingprogramma lijkt misschien ingewikkeld, maar hoeft het niet te zijn. Pluvo heeft namelijk klantvriendelijke tools, waarmee je zelf heel makkelijk een online omgeving bouwt die helemaal bij jouw organisatie past. Laagdrempelig en niet duur.

Onze oplossingen zijn eenvoudig toepasbaar, maar natuurlijk laten we je niet alleen staan. Heb je vragen of extra inspiratie nodig, dan is een telefoontje, appje of mailtje naar ons altijd mogelijk.

Maken we je nieuwsgierig? Neem dan snel contact met ons op. Wij denken graag met je mee!