Hét stappenplan voor het begeleiden en aannemen van stagiaires!

De voordelen van een stagiair aannemen

Overweeg je om een stagiair een plek te bieden in je onderneming? Dat kunnen we ons voorstellen, want de voordelen zijn legio: 

• Allereerst: het is goed voor je karma. Als stagebieder ben je maatschappelijk verantwoord bezig. Je biedt iemand immers een goede kans om nieuwe dingen te leren en een opleiding succesvol af te ronden.
• Een stagiair kijkt met een jonge, frisse blik rond in jouw onderneming en stelt de vragen waar je zelf al niet meer aan denkt. Bovendien brengt je stagiair een bak aan nieuwe kennis mee, direct van de opleiding. Je wordt zelf ook weer op scherp gesteld.
• Worstel je al een tijdje met een ingewikkeld vraagstuk, dan is dat misschien een perfecte afstudeerklus voor een stagiair. Hij of zij kan zorgen voor het bedrijfsadvies waar jij op zat te wachten! 
• De gemiddelde stagiair heeft een enorme drive. Er moet een studie worden afgerond en een prestatie worden geleverd. Als begeleider zul je waarschijnlijk eerder moeten afremmen dan motiveren.
• Is er een goede klik tussen de organisatie en de stagiair, dan kan dit zomaar jouw nieuwe medewerker worden. Je weet inmiddels wat je aan elkaar hebt, dus het werving-en-selectieproces kun je grotendeels overslaan.

Dat klinkt je waarschijnlijk als muziek in de oren. Maar je kent ons. Wij schrijven onze blogs niet zonder reden, wij willen kennis delen! 

Lees dus verder, want wij hebben een stappenplan opgesteld voor iedereen die overweegt om één of meer stagiairs in dienst te nemen.

Stappenplan stagiaire begeleiden & aannemen

1. Stap 1 - Bepaal je investering in tijd, aandacht en geld

Het lijkt misschien heel makkelijk: zo'n gemotiveerde kracht in huis, die je weinig of niets hoeft te betalen. Vergis je niet. Een stagiair heeft recht op goede begeleiding. Op een fijne stageplek, waar nieuwe kennis en vaardigheden kunnen worden opgedaan. En dat vraagt een investering in tijd, aandacht en dus ook geld.

Calculeer dat in voordat je een stageplek openstelt. Doe je dat niet, dan loop je grote kans dat de stagiair voortijdig afhaakt, of een dikke onvoldoende scoort op de opleiding. Daar zit natuurlijk niemand op te wachten. Zorg voor een goede interne stagebegeleider, die het leuk vindt om iemand de kneepjes van het vak bij te brengen en daar ook voldoende uren voor kan vrijmaken in de agenda. Betrek de begeleider ook bij het selectieproces, zodat je zeker weet dat er een wederzijdse klik is.

2. Stap 2 - Voldoe je aan de voorwaarden?

Er zitten nog wel wat formele haken en ogen aan een stageplek, die het onderzoeken waard zijn voordat je besluit om je op het stagepad te begeven.

Wil je plaats bieden voor een stagiair van het vmbo of mbo? Dan moet je voldoen aan de voorwaarden die gesteld worden aan een erkend leerbedrijf. Het is dus nodig om een paar extra stappen te doorlopen, voordat je daadwerkelijk een stagiair kunt werven en aannemen.

Voor hbo- of wo-studenten is een dergelijke erkenning niet nodig. Dat neemt echter niet weg dat de opleiding eisen stelt aan de inhoud van de stageopdracht en de begeleiding die daarbij komt kijken. Laat je dus goed informeren voordat je toezeggingen doet aan een kandidaat. Natuurlijk weet een goede stagiair vaak ook van de hoed en de rand, maar het kan geen kwaad om ook zelf contact op te nemen met de universiteit of school.

Het kan ook zijn dat je als stagebieder recht hebt op een subsidie. Check tijdig of dit het geval is, en doe dat vooral voordat je dingen daadwerkelijk vastlegt, om te voorkomen dat je naast het net vist.

3. Stap 3- Stel een stageovereenkomst op

Leg de afspraken met de stagiair vast in een stageovereenkomt. Meestal sluit je die niet alleen af met de leerling, maar is ook de school of universiteit partij in het contact. Is je stagiair jonger dan 16 jaar? Dan moeten ook de ouders meetekenen. Laat in ieder geval de volgende onderdelen terugkomen in de overeenkomst: 

• Werkzaamheden
• Leerdoelen
• Werktijden
• Aansprakelijkheid
• Eventuele stagevergoeding (check de opleiding en je cao)
• Voorwaarden bij disfunctioneren of ziekte (opzegtermijn, kosten)

Natuurlijk moet het juridisch allemaal kloppen, maar het hoeft geen hogere wiskunde te zijn. Júíst niet! Kies voor een duidelijke leesbaarheid, zodat iedereen ook echt begrijpt wat er staat, en wat er van alle partijen verwacht wordt.

4. Stap 4- Hoe begeleid je een stagiaire?

Zie je stagiair als een 'echte' medewerker! Een stagebegeleider is geen werkgever, een een stagiair is ook geen personeel. Je hebt inderdaad een andere verhouding tot elkaar. Maar dat neemt niet weg dat ook een stagiair rechten heeft. Om er een paar op te noemen: 

• De Arbowet stelt een stagiair gelijk aan werknemers: als stagebieder moet je zorgen voor een veilige, gezonde werkomgeving. Geef beschermingsmiddelen als dat nodig is, en check of deze ook goed worden gebruikt.
• Zorg voor een gezond rooster, dat voldoet aan de Arbeidstijdenwet.
• Neem de stagiair op in de loonadministratie als er sprake is van een vergoeding, en check welke regels op de situatie van toepassing zijn.
• Als stagebieder ben je verantwoordelijk voor schade die de stagiair veroorzaakt.

Los van de juridische kaders voelt het natuurlijk ook gewoon goed om je als een prettige, verantwoordelijke werkgever op te stellen. Met als bijkomend voordeel dat je, door het nu netjes (of zelfs meer dan dat) te regelen, direct een boost geeft aan je employer branding.

Over een win-winsituatie gesproken! 

5. Stap 5- Geef je stagiair een vliegende start

Houd er rekening mee dat je als stagebieder vaak de eerste echte 'werkplek' bent voor je stagiair. Vaak is het een jonge nieuwkomer op de arbeidsmarkt, die nog veel moet leren over gezagsverhoudingen en het nakomen van afspraken. Soms heeft zelfs de koffieautomaat of printer nog geheimen die uitgelegd moeten worden.

Zorg daarom voor een vaste begeleider en een goed inwerkprogramma.

Neem niet te grote stappen. Geef je stagiair voldoende ruimte om te kunnen leren. Het is belangrijk om nadrukkelijk uit te nodigen om vooral vragen te stellen, met als uitgangspunt dat domme vragen niet bestaan, domme antwoorden wel.

Check ook regelmatig of je begeleiding nog steeds voldoende aansluit bij de stageopdracht. Twijfel je eraan, en komt de stagiair er zelf niet uit? Dan kan een beetje extra steun en begeleiding geen kwaad. Neem dan gerust samen met de stagiair contact op met de contactpersoon vanuit de opleiding.

Handige tools voor stagiaires begeleiden

Natuurlijk kun je heel veel noteren in je schrijfblok of een documentje op je laptop. Maar het kan ook zoveel handiger. Er zijn veel mogelijkheden: maak gebruik van een online platform waar gechat kan worden, ontwikkelingen kunnen worden bijgehouden en pop-ups verschijnen bij het naderen van belangrijke termijnen. Vraag gerust aan ons om even met je mee te denken! Neem contact op voor een vrijblijvende brainstorm.