Productiviteit op de werkvloer verhogen

Je kent het vast. Tijdens inspirerende sessies bepaalt het MT ambitieuze targets voor het volgende jaar. Enthousiast worden strategische routekaarten uitgestippeld, waarlangs die doelstellingen bereikt kunnen worden. Maar wat zo vanzelfsprekend leek tijdens de dagen op de hei, blijkt in de dagelijkse praktijk meestal moeilijker te behalen dan gedacht. De daadwerkelijke productiviteit ligt lager dan gehoopt, de resultaten blijven achter en de optimistische doelstellingen moeten naar beneden worden bijgesteld.

Het is een bekend fenomeen, dat in veel organisaties voorkomt. Alle goede bedoelingen ten spijt word je ingehaald door de waan van de dag en krijg je minder voor elkaar dan je oorspronkelijk van plan was. Moet je je daar dan gewoon maar bij neerleggen? Nee hoor. Er zijn manieren om op een positieve manier aan de knoppen te kunnen draaien. Wij geven jou en je medewerkers graag wat tips mee!

1. Ga niet harder, maar slimmer werken

Vliegt je steeds groeiende to-do-list je naar de keel? Laat je er niet toe verleiden om extra mensen aan te nemen of ‘gewoon’ maar wat langere dagen te gaan maken. Harder werken is niet altijd het antwoord op werkdruk. Slimmer werken wel. Neem bijvoorbeeld eerst eens de dagelijkse workload kritisch onder de loep. Hoeveel dubbelingen zitten er in de workflows van mensen en teams? Werken collega’s voldoende samen en maken zij gebruik van elkaars kwaliteiten? Zijn alle processen wel logisch en praktisch ingericht? 

Door met zo’n frisse blik naar de dagelijkse beslommeringen te kijken, ontdek je waarschijnlijk nieuwe mogelijkheden. Door verschillende systemen praktisch aan elkaar te knopen bijvoorbeeld. Of door medewerkers meer eigen regie geven en zelf hun zaken te laten regelen. Digitaliseer wat mogelijk is, dat voorkomt dat je dingen dubbel blijft doen.

Zorg daarbij voor een handig kennisplatform, zodat iedereen toegang heeft tot informatie en makkelijk kennis met elkaar kan delen. Pluvo biedt je een kennisbank voor extra naslagwerk, zodat je cursisten maar een plek nodig hebben waar ze alles, bijvoorbeeld downloads, video's en artikelen, terug kunnen vinden. Vervolgens kun je precies instellen wie wat ziet.

Werk daarnaast meer vanuit gedeelde documenten, waardoor je van elkaar weet waar de ander mee bezig is en of alles loopt volgens planning. En, misschien wel nóg belangrijker: door op die manier intensiever samen te werken maak je beter gebruik van elkaars kennis en talenten. 

2. Wees zuinig op de focus

Bellende collega’s, steeds weer nieuwe e-mails die in het beeldscherm oppoppen, een sissende koffieautomaat, een manager die ad hoc om een update vraagt: al die verstoringen kunnen de productiviteit danig onder druk zetten. Na iedere verstoring moet een mens namelijk weer een aantal fases door, voordat hij of zij weer op het diepste concentratieniveau zit. Dat kost enorm veel tijd en energie. Veel medewerkers zouden zoveel productiever zijn als zij hun werk in volledige rust konden doen. 

Ben je werkgever, dan hebben we een paar tips voor je: 

• Zorg voor voldoende eenpersoons werkplekken, of ruimtes waarin tijdelijk afgeschermd kan worden gewerkt.
• Bied medewerkers de mogelijkheid om hybride te werken, waarbij zoveel mogelijk aangesloten wordt op iemands bioritme of privésituatie.
• Ontkom je niet aan een kantoortuin? Kies voor geluiddempende plafond- of wandbekleding en maak duidelijke afspraken over telefoongebruik en het storen van collega’s.

Ook als medewerker heb je zelf invloed op jouw eigen focus:

• Probeer te werken volgens de bekende 'pomodoro-techniek’, waarbij je steeds een timer zet op 25 minuten waarin je geconcentreerd werkt. Houd daarna 5 minuten pauze, en ga weer 25 minuten aan het werk. 
• Zet je telefoon, apps en Outlook bewust uit als je je concentratie nodig hebt.
• Maak voordat je in een concentratieflow stapt een minddump, waarin je alle losse eindjes en actiepunten opschrijft die op dat moment rondbuitelen in je hoofd. Daarna ga je veel geconcentreerder aan het werk. Ben je er weer klaar voor, pak dan je (digitale) kladblok erbij, en kijk waar je je mee bezig wilt houden. Maak ook hier weer bewuste keuzes in!
• Wil je je even terugtrekken in je eigen bubbel? Gebruik een headset met noicecancelling, en kies voor concentratieverhogende muziek. Er zijn diverse composities te vinden op You Tube en Spotify.
• Wees jezelf bewust van jouw energieslurpers en -gevers. Lijm jezelf niet vast aan één bureau: zoek bij iedere taak de juiste werkplek. Soms zit je prima tussen je collega’s, soms werk je beter thuis.

3. Maak ruimte voor creativiteit

De beste ideeën ontstaan niet tijdens een brainstorm of in een vergadering. Juist als je níét bezig bent met anderen, e-mail of routineklussen kom je op creatieve oplossingen. Zorg er daarom voor dat medewerkers voldoende gelegenheid krijgen om in de off-stand te gaan. 

Propageer een vergaderloze dag, waarin ieder ruimte heeft om met de benen op tafel te reflecteren op ervaringen of bepaalde vraagstukken. Kijk vanuit een helicopterview naar ontwikkelingen, of droom over kansen die wellicht in het verschiet kunnen liggen. 

Maak duidelijke afspraken over het onbereikbaar kunnen en mogen zijn. Het is niet alleen belangrijk dat je in het weekend of tijdens vakantie niet gestoord wordt. Ook in pauzes is het goed om even níet bezig te zijn met het werk. Daar word je namelijk productiever van.

Door tijdig bij te tanken ontstaat juist weer ruimte in je hoofd om fris naar dingen te kijken. 

4. Breng beweging in jezelf en je productiviteit

De mens is niet gemaakt om de hele dag op een stoel te zitten. En toch doet een groot deel van ons dat. Dag in, dag uit. Dat is fnuikend voor je conditie, en dus ook voor je productiviteit. Natuurlijk kun je ook hier als werkgever een rol in spelen: 

• Maak medewerkers bewust van het belang van bewegen. Installeer standaard op iedere laptop een app waarin collega’s worden aangespoord om op tijd te bewegen. 
• Zorg voor voldoende zit-sta-bureaus en monitor of deze voldoende worden gebruikt.
• Organiseer wandelvergaderingen en geef hierin zelf het goede voorbeeld.
• Zet op het intranet of online kennisplatform diverse oefeningen voor stoelyoga of ademhalingsoefeningen. 
• Draag bij aan een sportschoolabonnement, of stimuleer het samen sporten tijdens de pauze of na het werk.

5. Persoonlijke aandacht: de belangrijkste brandstof voor productiviteit

Heb je routinematige klussen zoveel mogelijk gedigitaliseerd en zijn alle niet-noodzakelijke vergaderingen geschrapt uit de agenda’s? Dan heb je als het goed is extra ruimte gecreëerd in de drukke schema’s. 

Prop de vrijgekomen tijd niet meteen vol om nóg harder te kunnen gaan werken. Investeer liever in iets veel belangrijkers: persoonlijke aandacht. Deze ‘vitamine A’ is namelijk hét ingrediënt waarmee de productiviteit met sprongen omhoog gaat.

Een goed gesprek in een prettige setting verhoogt het werkplezier, maakt medewerkers meer betrokken bij de organisatie en verkleint de kans op personeelsverloop en ziekteverzuim aanzienlijk. 

Maak gebruik van digitale mogelijkheden‍

Laat online mogelijkheden niet jouw werkzaamheden bepalen. Ze zijn er juist om je te ondersteunen! De mogelijkheden zijn legio. Slim agendabeheer, onderlinge kennisdeling, ontwikkelingsgesprekken of gebruik van multimedia: de keuze is reuze.

Heb je hulp nodig bij je keuze, of wil je over dit onderwerp gewoon even sparren met iemand? Neem gerust contact met ons op!