Tips voor een productiever, efficiënter én prettiger HR-team

Iedere HR-manager zal het beamen: HR-werk is echt nooit saai. Zodra er ontwikkelingen zijn binnen de organisatie of met een medewerker, sta je in het HR-werkveld altijd voorin de rij om actie te ondernemen of brandjes te blussen. Geen werkdag is hetzelfde. 

Dat klinkt misschien als een droombaan. Maar het is ook keihard werken. Zonder morren je agenda omgooien met de flexibiliteit van Barbapapa. Supersonisch specialistische kennis uit je hoge hoed kunnen toveren om een dringend vraagstuk op te lossen. En ook vaak dingen opruimen, die andere afdelingen hebben laten liggen. 

Dat vraagt nogal wat van jouw HR-team. Met deze tips leg je een belangrijke basis om niet harder, maar wel slimmer te gaan werken. 

1. Digitaliseer

‍Een transitievergoeding, pensioenleeftijd of vakantiesaldo berekenen? Strak monitoren van de termijnen van Wet Verbetering Poortwachter? Maak het iedereen makkelijk en schaf handige HR-apps of -tools aan. Zet ze op het gedeelde kennisplatform, zodat je ze niet iedere keer hoeft op te zoeken. Dat scheelt iedereen veel tijd en verkleint de foutkans.

2. Automatisch up-to-date blijven

‍HR is gelinkt met diverse andere disciplines en is ook zelf altijd in beweging. Toch rekenen de managers die bij HR aankloppen op antwoorden die hout snijden. Hoe kun je ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen?

Het is gelukkig niet meer nodig om altijd de kranten, vakbladen of het nieuws in de gaten te houden. Dat doen anderen al voor je! Abonneer je op (vaak gratis) kennissites en maak handig gebruik van alerts en nieuwsbrieven.

Extra tip van ons: vergeet niet om af en toe kritisch de bezem te halen door de abonnementen, anders sneeuwt je mailbox onder.

3. Deel je kennis

‍Spreek met je collega’s af, dat je elkaar op de hoogte houdt als je iets nieuws hebt ontdekt. Zo houd je elkaar scherp en de kwaliteit van het team op peil. Ben je trots op het resultaat van een project, heb je een fantastische brief geschreven, of een juridisch waterdichte arbeidsovereenkomst gemaakt? Zet de best practices op het kennisplatform van HR.

Houd regelmatig een intervisiebijeenkomst, waarin je lastige casussen met elkaar bespreekt. Dit heeft niet alleen een lerend effect. Je zult merken dat het ook de onderlinge band versterkt als je deelt waar je mee bezig bent en hulp ervaart van je collega’s. 

4. Standaardiseer

‍Het bespaart niet alleen tijd om volgens vaste procedures te werken en dezelfde formats te hanteren. Je straalt bovendien professionaliteit uit en creëert meer duidelijkheid bij zowel je team als de rest van de organisatie.

Zet vaste formats en sjablonen van brieven en overeenkomsten op het HR kennisplatform. Dan weet je zeker dat vanuit HR altijd met dezelfde tone of voice wordt gesproken, en alles juridisch klopt als een bus. Met de online academie van Pluvo heb je één plek waar medewerkers, cursisten of klanten alles terug kunnen vinden.

Werp ook regelmatig een kritische blik op de verschillende processen en workflows. Werken alle collega’s volgens hetzelfde stramien? Is de werkvolgorde nog steeds logisch en sluit alles inhoudelijk aan bij de huidige cao en wetgeving? Spreek één uniforme werkwijze af en rol die uit naar de rest van de organisatie. En ja, soms is het nodig om streng te zijn: houdt iemand zich niet aan de afspraken, dan wordt het niet in behandeling genomen. 

5. Laat los waar het kan

‍Steeds meer medewerkers zijn gewend om privé hun zaken zelf online te regelen. Deze trend kan prima op het werk worden voortgezet.

Implementeer een selfservicesysteem in de HR-omgeving. Het laat een stuk eigen regie bij de medewerker en je hoeft minder tijd te spenderen aan administratieve rompslomp.

Kijk ook eens kritisch naar de rolverdeling tussen management en HR. Is de rol van HR binnen je organisatie adviserend, of bepalend? Nemen leidinggevenden voldoende verantwoordelijkheid voor hun eigen afdeling, of wordt er traditiegetrouw nog vaak afwachtend naar HR gekeken? 

Wellicht ten overvloede, maar heel belangrijk voor het draagvlak: mocht je iets willen wijzigen in de rolverdeling, vergeet dan niet om eerst in gesprek te gaan met het MT en communiceer het duidelijk naar de andere afdelingen. En vergeet niet om na een tijdje binnen en buiten het team te evalueren hoe de wijziging bevalt. Extra tips en frisse ideeën helpen je immers om je HR-werk nóg beter te doen!

Meer inspiratie nodig?
Er zijn veel online mogelijkheden om je werk makkelijker en efficiënter in te richten. Zie je door de bomen het bos niet meer, of wil je gewoon even een frisse blik? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag!

‍